home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / acct201 / help3.fil < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-07-07  |  5.2 KB  |  162 lines
  1.                      INDEX
  2.  
  3.            1. SETUP OF YOUR PROGRAM
  4.            2. NORMAL ACCOUNTING CYCLE
  5.            3. DEPOSIT, JOURNAL & ACCOUNTS
  6.               PAYABLE MENUS
  7.            4. UTILITIES MENU
  8.            5. CLOSE YEAR
  9.            6. DATA FILES
  10.            7. OTHER HELP FILES
  11.            8. SHAREWARE CONCEPT
  12.  
  13.            1. SETUP OF YOUR PROGRAM
  14.  
  15. The Accounting 101 program (101.exe) will be
  16. located in a subdirectory named Acct and the
  17. data files will be located in a subdirectory
  18. under the Acct subdirectory which is named
  19. 101. To run the program do as follows:
  20.  
  21.      cd\acct {gets into the acct subdirectory}
  22.      101     {runs the program}
  23.      cd\     {gets back to the root directory}
  24.  
  25.            2.NORMAL ACCOUNTING CYCLE
  26.  
  27. You may enter your monthly transactions during
  28. the month as you like. The transaction files
  29. will have an extension which identifies the
  30. month to which they apply. (.jan, .feb, etc.)
  31. Print your checks when you like. The program
  32. will not prevent you from printing a check
  33. twice. That is your responsibility. You may
  34. recall transactions and amend them before
  35. posting but not after.
  36.  
  37. After entering all of your transactions for
  38. the month, and printing out the various
  39. journals, you should select the End Of The
  40. Month menu from the Main Menu.
  41.  
  42. Upon entering the End of the Month Menu, the
  43. first thing you should do is to post your
  44. transactions for that month. Until they are
  45. posted, the transactions will not be reflected
  46. in your accounts. Posting the transactions
  47. enters them in  the current month columns in
  48. you account.
  49.  
  50. After posting, I would suggest that you
  51. reconcile your bank account to be certain that
  52. your transaction entries agree with those of
  53. the bank.
  54.  
  55. If you would like to have an activity
  56. journal(all activity shown by account number)
  57. and trial balance, they can be printed at this
  58. time. You may skip these if you desire.
  59.  
  60. After reconciling the bank account, you should
  61. print out your Income statement and your
  62. Balance Sheet and, if they appear to be in
  63. order, then close the month in order to
  64. prepare for the following months transactions.
  65.  
  66. You may begin entering transactions for a
  67. subsequent month prior to closing a particular
  68. month, but do not post these transactions
  69. before the previous month is closed.
  70.  
  71. 3. DEPOSITS, JOURNAL & ACCOUNTS PAYABLE MENUS
  72.  
  73. Select these menu items when you are ready to
  74. begin entering your transactions for the
  75. month. You will be presented with another menu
  76. from which you can enter your transactions,
  77. print checks, print out a journal of your
  78. transactions or inspect your transactions on
  79. the screen.
  80.  
  81. When you display the Deposits or the Checks on
  82. the screen, the debits or credits to your bank
  83. accounts will be highlighted so that you can
  84. easily pick them out. When displaying the
  85. Deposits or Checks the totals of deposits or
  86. checks can be shown by pressing the F2 key.
  87.  
  88.                4. UTILITIES MENU
  89.  
  90. Selecting this menu item will take you to the
  91. Utilities Menu from which you may do such as
  92. amend your chart of accounts and inspect your
  93. transaction file for the year to date.
  94.  
  95.                  5. CLOSE YEAR
  96.  
  97. After the final month in your accounting year
  98. is closed, you should close the year. This
  99. will transfer the net amount of your Income
  100. and Expense accounts for the year to your
  101. equity account and zero all of the Income and
  102. Expense accounts. You are then ready to begin
  103. the next accounting year. Since this a
  104. procedure that you do not want to do
  105. inadvertantly, you are asked to confirm by
  106. typing in "Yes" before the closure is
  107. effected.
  108.  
  109.                  6. DATA FILES
  110.  
  111. As mentioned above, all of the data files are
  112. kept in a subdirectory named 101 under the
  113. Acct subdirectory. The Account file will be
  114. named Acctfile.dat. The transaction files will
  115. have an extension of jan through dec for each
  116. of the months.  However, when you close a
  117. month, the extensions will be renamed to 01,
  118. 02, 03, etc.
  119.  
  120. A history of your transactions will be
  121. maintained for each year. The transaction file
  122. for 1991 will be named Tran91.dat. The
  123. transactions for a particular month are not
  124. added to the transaction file until the month
  125. is closed.
  126.  
  127. Your Deposit Code, Vendor Code, and Journal
  128. Code data will be maintained in files named
  129. Depcode.dat, Vendcode.dat, and JrnCode.dat.
  130.  
  131. You may list your data files by selecting the
  132. Back Up Files procedure from the Utility Menu.
  133. After the files are listed you may use the
  134. Escape key to exit without backing up at that
  135. time.
  136.  
  137.               7. OTHER HELP FILES
  138.  
  139. There are other help files which can be
  140. called up from other parts of the program.
  141.  
  142.              8. SHAREWARE CONCEPT
  143.  
  144. This program is Copyrighted but distributed
  145. under the Shareware concept. That is, you are
  146. free to try out this program for as long as
  147. you wish without charge. If you decide to use
  148. it, you should send $25.00 to:
  149.  
  150.                 Iddo L. Enochs
  151.               403 Cherokee Drive
  152.                Mc Comb, MS 39648
  153.  
  154. Also, you may make copies and distribute them
  155. to friends and acquaintances for a nominal fee
  156. to cover the cost of the disk and mailing
  157. costs. You are requested to see that all files
  158. are included with the disk.
  159.  
  160. Thanks for making the Shareware concept work.
  161.  
  162.                      END.